ERP系统及对财务管理创新模式的影响
发表时间:2009-04-28 00:00:00  作者:杨璐

【摘要】ERP系统是一个较完整的集成化管理信息系统,是计算机硬件和软件技术一体化的企业资源管理系统,是管理与技术的结合体。本文就ERP系统的发展及在财务管理创新模式中的应用谈一些看法。

  关键词:ERP;系统;财务;管理;创新

  现阶段我国企业财务管理由于受过去片面、陈旧的传统经济思维的影响,产生许多错误、不适合企业发展的问题,主要是传统的财务管理模式,包括计算机辅助手段依然存在弊端,无法适应现代企业运营的需要。经济的迅速发展,给企业参与市场竞争带来了新的机遇,也对其传统的财务管理提出了挑战,迫切需要进行财务管理创新。ERP系统是一个较完整的集成化管理信息系统,是计算机硬件和软件技术一体化的企业资源管理系统,是管理与技术的结合体。它体现了先进的财务会计、管理会计和成本管理思想,能够满足信息使用者的多样化信息需求。

  一、何谓ERP系统及其发展

  ERP(Enterprise Resource Planning企业资源计划),是在MRP(Business Process Reengineering 制造资源计划)的基础上发展起来的。对于企业管理者来说,经营管理本身就是对企业可支配的各种资源的整合利用、创造价值的过程。这时候的企业资源计划关注的往往是单个企业内部资源的配置,管理范围较小、难度较小,多使用手工或传统处理流程进行。随着企业规模的不断扩大,企业资源及信息已难以通过手工操作实现快速集中和优化,就需要不断提高反映速度,减少决策失误。在这种情况下,利用日新月异的信息技术实现企业资源计划成为企业管理一个共同的需要。ERP系统的基本思想是把客户需求和企业内部的制造活动、供应商的制造资源整合在一起,形成企业一个完整的供应链并对供应链上所有环节如订单、采购、库存、计划、生产制造、质量控制、运输、分销、服务与维护、财务管理、人事管理、实验室管理、项目管理、配方管理等进行有效管理,它的目的是利用先进的计算机及网络工具,配合实用的管理软件,利用信息技术手段优化企业价值链资源计划,达到高效、即时、高度综合的效果,为公司管理提供更有指导意义的资源信息,极大地提高企业的全要素生产率,提高企业的资源配置效率和核心竞争力。ERP系统是一个较完整的集成化管理信息系统,是计算机硬件和软件技术一体化的企业资源管理系统,是管理与技术的结合体。目前国际上有ORACLE、SAR等品牌,国内如用友、金蝶等都有自己的ERP软件产品。但在目前国内企业中鲜有完整的成功实施例证。

  谈到ERP系统发展的历史,一般认为是由MRP、MRPⅡ、ERP一直到最近EERP发展而来的。纵观中国ERP应用的历史,从早期称之为MIS的系统,到后来的MRPⅡ,再到近年的ERP,看起来名称有一些变化,然而其本质上都是企业信息化管理的内容。

  二、ERP在财务管理中应用的特点

  在ERP系统中,财务子系统只是企业管理信息系统的一个有机组成部分,与其他子系统有着密切的联系。ERP系统的财务管理的特点主要包括三个方面:

  (一)即时性:资料管理功能实现之基础

  在ERP的状态下,资料是联动的而且随时更新,每个有关人员都可以随时掌握即时的资讯,这在过去只能依赖大量的人力与时间才能完成。一般说来,影响企业竞争力固然有许多因素,但一个很重要的因素,就在于它对企业内部各种信息的把握,以及对外部市场的资讯、现状变化的了解。在当今信息社会里,不仅要知己知彼,更贵在“即时”。

  (二)集成性:财务管理数据可靠性之保证

  在ERP系统中,财务子系统只是企业管理信息系统的一个有机组成部分,与其他子系统有着密切的联系,如分销、制造子系统的业务数据,通过信息集成,可直接传入财务子系统。财务集成是指在采购、销售、生产等业务的处理过程中,系统自动采集业务数据,自动选择总账科目和分账科目,自动生成记账凭证。相应的会计业务在订单的处理过程中自动生成记账凭证,进行会计处理。财务子系统作为ERP系统的一个组成部分,实现与ERP其他子系统之间的信息集成,是财务软件发展的必然趋势。ERP系统的集成性,使财务会计信息的可靠性和相关性都得到了大大加强,会计软件输入与输出的信息范围大大扩展。ERP中的财务系统是集成的、面向管理和决策的财务系统,它实现了从对财务信息的事后反映到对财务管理和决策的实时支持、从封闭的单一财务管理到集成的全面企业管理的转变。

  (三)远见性:先进财务管理思想之体现

  ERP系统的财务系统与ERP系统的其他子系统融合在一起,财务系统又集财务会计、管理会计、成本会计于一体。这种系统整合及其系统的信息供给,有利于财务做前瞻性分析与预测,体现了先进的计划、控制和决策思想。

  ERP系统由于各不同模块之间的数据传递而将整个系统连成了一个统一的整体,供应链上各个环节的信息高度集成,实时反映企业的运营状况,为管理决策提供及时准确的信息。ERP系统不仅反映货币计量信息,而且反映非货币信息;不仅强调信息的可靠性,而且强调信息的相关性和及时性。ERP系统体现了先进的财务会计、管理会计和成本管理思想,能够满足信息使用者的多样化信息需求。

   三、ERP系统对财务管理的影响

  (一)ERP扩大了财务管理的内容

  传统工业经济时代,经济增长主要依赖厂房、机器等有形资产。而知识经济时代,企业资产中以知识为基础的专利权、计算机软件等无形资产所占比重将大大提高。无形资产将成为企业最重要的投资对象之一。由于无形资产确认、计量的困难,传统核算型软件受到很大限制,进行财务决策时也很少考虑这些无形资产。ERP系统除了财务系统外,还包括供应链管理、人力资源等系统,可以从各方面对这些无形资产进行分析、预测,丰富了财务管理的内容。

  (二)ERP系统为财务管理提供了更全面、更及时的信息

  ERP系统除了提供必需的财务报表外,还能提供多种管理性报表和查询功能,并提供易于使用的财务模型和分析模块,更全面地提供财务管理信息,为战略决策和业务操作等各层次的管理提供服务。ERP系统对大量规范业务的计量都可以在初始化中加以设置,自动生成相应的凭证,记录工作可由系统自动完成,计算和报告中的大部分工作也能通过系统设置而自动完成。另外,ERP系统的集成保证了会计信息的相关性、可靠性,保障了财务管理所需信息的质量。系统的实时性又保证了会计信息的及时性。

  (三)ERP系统改变了企业资金管理模式

  ERP资金管理的两个重要功能,即自动实时生成现金流量表和利用内部银行结构对企业的资金使用情况进行量化考核,可以使集团总部作为投资中心,进行资金的合理分配与运用。ERP资金管理模块中的资金预测功能加强了企业对中短期现金流量的预测,能及时预警,保证公司的顺利运作。

  (四)ERP系统使新的业绩评价方法成为可能

  企业业绩评价作为一种管理手段,就是要通过全面、准确、及时的衡量,为采取有效的管理措施指明方向。传统的企业业绩评价方法最大的弊端是孤立地评价某一个环节,而忽视了对质量、时效、资本成本的考核。这种评测体系客观上刺激业务人员尽可能去追求某个环节的利益,从而造成很大的浪费。同时,传统的企业业绩评价方法最终形成的财务成果是经营活动中多个环节综合作用的结果,难以直接分清责任,发挥业绩评价的诊断职能,不利于事中控制,对于指导和评价公司的内部经营过程来说显得力有未逮。而ERP系统强调管理会计的功能,以项目管理为核心,将项目作为成本中心、利润中心进行考核,对项目进行预测、控制和分析,可以进行公司级和部门级的预算和预测,并且支持自上而下、自下而上以及分布式的预算生成;可以对财务计划的实施过程进行实时评价,以便进行实时控制,及时纠正偏差,提高财务管理的效率。

  (五)ERP给财务会计工作提出更高的要求

  对于长期使用手工操作进行财务会计处理或使用电子计算机模拟手工操作进行会计处理的财务会计人员提出了新的要求。

  1.计算机操作能力的提高。由于ERP操作全部依靠电脑进行,操作人员必须具备一定的电脑操作能力。

  2.财务会计人员岗位的变化。受财务信息来源的影响,很多原来由财务会计人员处理的信息向下延伸,会计工作量会下降,而且操作有严格的规范,不懂财务会计的人员甚至也能按规范操作完成工作,会计人员面临岗位减少的挑战。

  3.财务会计人员角色的变化。会计人员直接处理的业务减少了,但是维护系统正常运行,保证各环节按照操作规程操作,保证会计及其他信息的及时、完整,减少误操作对信息造成的不良影响,成为财务会计人员的一项新的工作。同时,由于工作量上的变化,财务会计人员应尽快实现角色的转变,学会利用系统提供的信息进行加工分析,形成更有价值的信息。

  4.财务会计人员工作方式的变化。受国家财务处理业务周期性影响,原来的财务会计月初和月末工作量大,受及时性原则要求,经常需要加班。而月中则比较平淡,财务会计人员常常无所事事,财务人员想将业务日常化,但没有集中的信息难以实现。实施ERP后,大量的业务如收料、发料、费用分配、发货等在实际业务发生时即可形成会计信息,业务量向日常转移,月末仅对涉及总账的业务进行过账处理,省掉大量的汇总、分类等计算工作,可以实现业务处理的均衡化。

  参考文献

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  [2] 陈庄,毛华扬,等.ERP原理与应用教程[M].北京:电子工业出版社,2006.5-6.

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